Jei ieškote būdo, kaip lengviau tvarkyti dokumentus, „Dokobit by Signicat“ portale siūlome galimybę kurti ir priskirti dokumentų kategorijas jūsų įkeliamiems failams. Ši funkcija leidžia automatiškai priskirti dalyvius su iš anksto parinktais vaidmenimis jūsų dokumentams ir supaprastina dokumentų paiešką bei filtravimą.
Kaip sukurti dokumentų kategoriją
1.0. „Dokobit“ portale atverkite nustatymus paspausdami krumpliaračio piktogramą, esančią puslapio viršuje, šalia jūsų vardo.
1.1. Kairėje pasirinkite skiltį „Dokumentų kategorijos“.
1.2. Spustelėkite „Kurti naują kategoriją“.
1.3. Atsidarys naujas langas. Čia galėsite pasirinkti iš trijų skilčių: „Nustatymai“, „Naudotojai“ ir „Kita“. Daugiau informacijos apie šias skiltis rasite toliau.
„Nustatymai“
Čia galite įvesti kategorijos pavadinimą, pasirinkti spalvą ir, jei reikia, pasidalinti ja su komandos nariais.
| Pastaba: dokumento kategoriją gali bendrinti tik paskyros pagrindinis administratorius arba administratoriai. |
| Pastaba: bendrinama dokumentų kategorija nesuteikia kitiems naudotojams prieigos prie visų prie jos pridėtų dokumentų. |
„Naudotojai“
| Pastaba: ši skiltis pasiekiama tik paskyros pagrindiniam administratoriui arba administratoriams. |
Šioje skiltyje galite priskirti naudotojus konkrečiai kategorijai. Tai reiškia, kad įkeltam dokumentui priskyrus šią dokumento kategoriją, su ja susieti naudotojai bus automatiškai įtraukti į dalyvių sąrašą.
Kai naudotojas bus priskirtas, jam galima iš anksto nustatyti reikiamą vaidmenį. ↓
„Kita“
Čia galite pasirinkti vieną iš dviejų parinkčių:
„Riboti vidinės informacijos matomumą“ → šis nustatymas neleidžia ne įmonės naudotojams matyti dokumentą galinčių peržiūrėti ar turinčių patvirtinti asmenų sąrašą bei dokumento peržiūras, tvirtinimus veiksmų istorijoje.
„Leisti tik kvalifikuotus el. parašus“ → šis nustatymas neleidžia pridėtiems dalyviams pasirašyti dokumento ne QES parašais.
„Integracijos"
| Pastaba: ši skiltis matoma tik Portalo API naudotojams. |
Šioje skiltyje galėsite nurodyti URL adresą, į kurį bus grąžinami šioje dokumentų kategorijoje pasirašyti dokumentai.
1.4. Kai baigsite koreguoti nustatymus, lango apačioje paspauskite „Sukurti“, kad sukurtumėte dokumento kategoriją.
Kaip sukurti dokumentų subkategoriją
| Pastaba: subkategoriją galima sukurti tik tuo atveju, jei yra sukurta bent viena kategorija. |
2.0. Atidarykite langą „Nauja dokumentų kategorija“ (žr. 1.0. – 1.2. veiksmus).
2.1. Laukelyje „Kategorijos pavadinimas“ įveskite norimą subkategorijos pavadinimą.
2.2. Išskleidžiamajame sąraše pasirinkite „Pagrindinę kategoriją“, kuriai reikia priskirti subkategoriją.
| Pastaba: „Tėvinė kategorija“ nustatymas nebus matomas, jei prieš tai nebuvo sukurta jokia kategorija. |
2.3. Baigę paspauskite „Sukurti“, esantį lango apačioje.
Ir štai — sukūrėte kategorijų medį.
Kaip redaguoti ar ištrinti dokumentų kategoriją
3.0. Atverkite paskyros nustatymų skiltį „Dokumentų kategorijos“ (žr. 1.0.–1.1 veiksmus).
3.1. Spustelėkite ant kategorijos, kurią norite redaguoti.
3.2. Atsiras nauja skiltis. Paspauskite „Veiksmai“, kad atidarytumėte parinkčių sąrašą. Čia galite pasirinkti, ar redaguoti, ar ištrinti kategoriją.
| Pastaba: ištrynus tėvinę kategoriją, bus ištrintos ir visos jos subkategorijos. Šis veiksmas nepašalina dokumentų, susijusių su kategorijomis. |
Kaip priskirti kategoriją naujiems dokumentams
4.0. Pirmuose trijuose dokumento įkėlimo proceso žingsniuose įveskite visą reikiamą informaciją.
4.1. Ketvirtame veiksme jums bus suteikta galimybė nurodyti dokumento parinktis, kaip matyti toliau pateiktame pavyzdyje.
Šių nustatymų viršuje pirmoje parinktyje matysite mygtuką, kuris leis vartotojams priskirti dokumentų kategorijas. Paspauskite šį mygtuką, kad atidarytumėte papildomą langą.
4.2. Čia galite pasirinkti reikiamą kategoriją (-as), pažymėdami varnelę ir paspausdami „Įrašyti“.
| Pastaba: jei pasirinkta subkategorija, tėvinė kategorija taip pat bus automatiškai pridėta. |
Ieškoti kategorijų galite ir pagal pavadinimą, suvesdami jį į paieškos laukelį. Jeigu kategorija su tokiu pavadinimu neegzistuoja, ją galėsite sukurti iš karto spustelėdami atsiradusį mygtuką „Sukurti [kategorijos pavadinimas]“.
Tada galėsite nustatyti tam tikrus nustatymus.
Baigę paspauskite „Sukurti“ lango apačioje.
Kaip priskirti kategoriją jau įkeltam dokumentui
5.0. Pasirinkite dokumentą, kuriam norite priskirti kategoriją ir atverkite jį.
5.1. Pirmajame skirsnyje „Dokumento savybės“ spustelėkite „Priskirti kategoriją“.
5.2. Atsidarys naujas langas. Pasirinkite reikiamą (-as) kategoriją (-as), pridėdami varnelę ir paspauskite „Įrašyti“.